Sumário
2.1. Configuração do Exercício
2.3. Importação Plano de Contas
2.4.5. C/C Lançamentos Contábeis
2.4.8. Registros Não Contabilizados
2.5. Anulação Empenhos Estimativos
2.6. Inscrição de Restos a Pagar
1. Introdução
Este é o manual de uso da rotina de Encerramento do Exercício de 2020 e tem o objetivo de orientar os profissionais da Contabilidade Aplicada ao Setor Público (CASP) quanto aos procedimentos necessários ao encerramento das contas contábeis para apuração do resultado do exercício e elaboração dos demonstrativos contábeis, além de preparar as informações para abertura do exercício seguinte.
2. Encerramento do Exercício
Para iniciar o processo de encerramento deve-se acessar a tela Encerramento do Exercício no módulo Contábil por meio do menu de acesso Exercício » Encerramento.
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2.1. Configuração do Exercício
Neste menu pode-se consultar as informações de modelos de Plano de Contas, tabelas da Receita e da Despesa para o exercício atual e seguinte, bem como consultar a informação da Conta Caixa e configurar o Limite de Créditos Adicionais a ser utilizado no próximo exercício.
As informações da Conta Caixa e Limite de Créditos Adicionais são atualizadas automaticamente para o próximo exercício com base na informação do exercício atual.
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Para avançar à próxima etapa, deve-se clicar no botão Próximo e, para abortar o encerramento do exercício, em Cancelar. O botão Sobre redireciona ao manual da funcionalidade para consulta.
2.2. Validação de Arquivos
Este menu apresenta uma série de arquivos necessários e obrigatórios para a realização do encerramento do exercício.
Esses arquivos são disponibilizados através da atualização da versão. É importante que a solução esteja atualizada com base nas versões mais recentes disponíveis. Maiores detalhes podem ser consultados através das Novidades de Versão.
Para efetuar a validação, deve-se clicar em Validar. Vale ressaltar que não é possível avançar à próxima etapa sem a existência de todos os arquivos válidos para o processo.
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Com os arquivos devidamente corretos, para avançar à próxima etapa, deve-se clicar no botão Próximo e, para abortar o encerramento do exercício, em Cancelar. O botão Voltar retorna à etapa anterior e o botão Sobre redireciona ao manual da funcionalidade para consulta.
2.3. Importação Plano de Contas
Este menu possibilita realizar a importação do Plano de Contas para o próximo exercício.
Como padrão, a importação ocorre para entidades que não utilizam o Cadastro do Plano de Contas desdobrado¹.
A etapa de importação compreende na migração do Cadastro do Plano de Contas para o próximo exercício, além de realizar a atualização de descrições, correções de níveis e da exclusão das contas contábeis, exceto das contas que possuem saldo.
Para alterar o tipo de importação, deve-se clicar no botão Habilitar alteração e, para não realizar a importação, basta desmarcar a opção em tela para que o botão Próximo seja habilitado.
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Para realizar a importação, deve-se clicar no botão Importar Plano. Para avançar à próxima etapa, deve-se clicar no botão Próximo e, para abortar o encerramento do exercício, em Cancelar. O botão Voltar retorna à etapa anterior e o botão Sobre redireciona ao manual da funcionalidade para consulta.
¹O plano de contas desdobrado é verificado através do desdobramento da conta contábil 1.1.1.1.1.02 - BANCOS CONTA MOVIMENTO.
2.4. Validações
Neste menu é possível selecionar as regras de validação desejadas para verificação nas próximas etapas.
É aconselhável a seleção de todas as regras de validação devido à importância de cada uma quanto à integridade das informações registradas no decorrer do exercício, entretanto, esta não é uma etapa obrigatória.
As opções Marcar Todos e Desmarcar Todos podem ser utilizadas para selecionar todas as regras desejadas ou elas podem ser selecionadas individualmente.
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Para avançar à próxima etapa, deve-se clicar no botão Próximo e, para abortar o encerramento do exercício, em Cancelar. O botão Voltar retorna à etapa anterior e o botão Sobre redireciona ao manual da funcionalidade para consulta.
2.4.1. Regras Contábeis
Esta validação consiste na verificação das regras contábeis a partir da movimentação registrada no Plano de Contas.
As validações são realizadas com base nas principais regras de integridade do Plano de Contas Aplicado ao Setor Público (PCASP) e em conformidade com o Tribunal de Contas do Estado (TCE).
Caso sejam exibidos resultados de regras que falharam, essas devem ser verificadas individualmente, de acordo com a sua descrição e valores apurados no momento da validação.
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Para efetuar a validação, deve-se clicar em Validar. Para avançar à próxima etapa, deve-se clicar no botão Próximo e, para abortar o encerramento do exercício, em Cancelar. O botão Voltar retorna à etapa anterior e o botão Sobre redireciona ao manual da funcionalidade para consulta.
2.4.2. Base de Dados
Nesta etapa é possível verificar inconsistências entre os registros das execuções contábeis e orçamentárias.
Caso sejam exibidas informações destacadas na cor vermelho, essas devem ser ajustadas antes de prosseguir às próximas etapas.
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Para efetuar a validação, deve-se clicar em Validar. Para avançar à próxima etapa, deve-se clicar no botão Próximo e, para abortar o encerramento do exercício, em Cancelar. O botão Voltar retorna à etapa anterior e o botão Sobre redireciona ao manual da funcionalidade para consulta.
2.4.3. Tipos de C/C
O objetivo desta validação é verificar se existem divergências entre o tipo de conta corrente informado no Cadastro do Plano de Contas e seus respectivos lançamentos contábeis (realizados automaticamente).
Caso seja identificada alguma conta contábil, as informações de Conta, Descrição, Tipo C/C Plano, ID C/C e Tipo C/C são exibidas, sendo possível ajustar os registros de contas correntes que possuam saldos zerados através do botão Desvincular do exercício as C/C com saldo zero.
Persistindo a exibição de registros em tela, para que a solução seja aplicada, é aconselhado entrar em contato com a equipe de Suporte Técnico.
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Para efetuar a validação, deve-se clicar em Validar. Para avançar à próxima etapa, deve-se clicar no botão Próximo e, para abortar o encerramento do exercício, em Cancelar. O botão Voltar retorna à etapa anterior e o botão Sobre redireciona ao manual da funcionalidade para consulta.
2.4.4. C/C Duplicada
Esta validação consiste em verificar se há mais de um registro de conta corrente relacionado a uma única conta contábil.
As inconsistências são listadas em tela e é possível ajustar os registros de contas correntes com saldos zerados, através do botão Desvincular do exercício as C/C duplicadas com saldo zero.
Se os registros continuarem a ser exibidos, significa que há saldo nos registros de contas correntes. Desta forma, o ajuste pode ser realizado através do botão Transferir Saldo, que realiza a transferência de saldos.
Persistindo a exibição de registros em tela, para que a solução seja aplicada, é aconselhado entrar em contato com a equipe de Suporte Técnico.
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Para efetuar a validação, deve-se clicar em Validar. Para avançar à próxima etapa, deve-se clicar no botão Próximo e, para abortar o encerramento do exercício, em Cancelar. O botão Voltar retorna à etapa anterior e o botão Sobre redireciona ao manual da funcionalidade para consulta.
2.4.5. C/C Lançamentos Contábeis
O objetivo desta etapa é verificar se existem divergências entre o tipo de conta corrente informado no Cadastro do Plano de Contas e seus respectivos lançamentos contábeis (realizados manualmente).
Caso seja identificado algum registro, para que a solução seja aplicada, é aconselhado entrar em contato com a equipe de Suporte Técnico.
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Para efetuar a validação, deve-se clicar em Validar. Para avançar à próxima etapa, deve-se clicar no botão Próximo e, para abortar o encerramento do exercício, em Cancelar. O botão Voltar retorna à etapa anterior e o botão Sobre redireciona ao manual da funcionalidade para consulta.
2.4.6. Saldo do C/C
Nesta validação é possível verificar se há diferença de saldos entre os registros de contas correntes e as contas contábeis.
Havendo inconsistências, é possível ajustar os saldos automaticamente, conforme o botão Refazer plano de contas.
Persistindo a exibição de registros em tela, para que a solução seja aplicada, é aconselhado entrar em contato com a equipe de Suporte Técnico.
(imagem meramente ilustrativa)
Para efetuar a validação, deve-se clicar em Validar. Para avançar à próxima etapa, deve-se clicar no botão Próximo e, para abortar o encerramento do exercício, em Cancelar. O botão Voltar retorna à etapa anterior e o botão Sobre redireciona ao manual da funcionalidade para consulta.
2.4.7. Saldos Invertidos
Esta validação consiste em verificar a existência de saldos invertidos levando em consideração a natureza da conta contábil.
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Caso seja identificada alguma conta contábil, as informações de Conta, Reduzido, Natureza e Saldo são exibidas para eventuais ajustes.
Para efetuar a validação, deve-se clicar em Validar. Para avançar à próxima etapa, deve-se clicar no botão Próximo e, para abortar o encerramento do exercício, em Cancelar. O botão Voltar retorna à etapa anterior e o botão Sobre redireciona ao manual da funcionalidade para consulta.
2.4.8. Registros Não Contabilizados
Esta etapa consiste em verificar os registros de Empenho, Em Liquidação, Liquidação e Pagamento que não se encontram contabilizados, bem como os registros de Empenho que apresentam inconsistência de sequência.
É recomendado que os registros inconsistentes sejam devidamente ajustados para avançar à próxima etapa.
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Para efetuar a validação, deve-se clicar em Validar. Para avançar à próxima etapa, deve-se clicar no botão Próximo e, para abortar o encerramento do exercício, em Cancelar. O botão Voltar retorna à etapa anterior e o botão Sobre redireciona ao manual da funcionalidade para consulta.
2.4.9. Tipos de C/C Exercício
Nesta validação é possível verificar se existem contas contábeis cujo o tipo de conta corrente atribuída foi alterado para o exercício seguinte.
Para as contas em que o tipo de conta corrente seja FONTE no próximo exercício, é possível indicar para quais Fontes de Recursos o saldo será migrado, de modo que as contas correntes sejam criadas automaticamente.
A validação ocorre através do botão Validar e depende da configuração do parâmetro 272 – Fonte de Recurso utilizada na validação Tipos C/C Exercício, nas abas Contabilidade e Gerais, nos Parâmetros do Sistema.
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Caso sejam encontradas contas contábeis onde o tipo de conta corrente no exercício atual seja diferente do tipo do exercício seguinte (FONTE), as informações de Conta, Tipo C/C e Descrição (exercício atual), Tipo C/C e Descrição (exercício seguinte) e Saldo são exibidas na parte superior.
Durante a verificação, o sistema efetua tentativas de resolução com base na movimentação do exercício. Caso não seja possível resolver, a Fonte de Recursos indicada no parâmetro é atribuída na parte inferior, exibindo as informações de Fonte, Descrição e Saldo.
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Também é possível alterar as informações detalhando o saldo para outras Fontes de Recursos, se necessário.
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Para avançar à próxima etapa, deve-se clicar no botão Próximo e, para abortar o encerramento do exercício, em Cancelar. O botão Voltar retorna à etapa anterior e o botão Sobre redireciona ao manual da funcionalidade para consulta.
2.5. Anulação Empenhos Estimativos
Neste menu é possível realizar as Anulações de Empenhos do tipo Estimativo que possuam Saldo a Pagar.
Para verificar a existência de tais registros, deve-se clicar no botão Carregar. Para realizar a anulação, deve-se informar os campos Data Anulação e Motivo Anulação e, em seguida, clicar no botão Anular Empenhos.
Vale ressaltar que, depois de realizadas as anulações, não é possível reverter esta operação.
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Para avançar à próxima etapa, deve-se clicar no botão Próximo e, para abortar o encerramento do exercício, em Cancelar. O botão Voltar retorna à etapa anterior e o botão Sobre redireciona ao manual da funcionalidade para consulta.
2.6. Inscrição de Restos a Pagar
Esta etapa consiste em apresentar os registros de Empenhos a serem inscritos em Restos a Pagar no exercício seguinte para conferência. Para verificar a existência de tais registros, deve-se clicar no botão Carregar.
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Para avançar à próxima etapa, deve-se clicar no botão Próximo e, para abortar o encerramento do exercício, em Cancelar. O botão Voltar retorna à etapa anterior e o botão Sobre redireciona ao manual da funcionalidade para consulta.
2.7. Encerramento
Este menu permite, depois de finalizadas todas as etapas anteriores, a realização do Encerramento do Exercício de 2020.
É recomendado que a opção Ignorar regras de validação não seja selecionada para garantir uma maior integridade das informações contábeis durante o processo.
Caso haja alguma inconsistência durante o encerramento, se necessário, é aconselhado entrar em contato com a equipe de Suporte Técnico.
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Para realizar o encerramento, deve-se clicar no botão Encerrar. Para avançar à próxima etapa, deve-se clicar no botão Próximo e, para abortar o encerramento do exercício, em Cancelar. O botão Voltar retorna à etapa anterior e o botão Sobre redireciona ao manual da funcionalidade para consulta.
2.8. Estorno do Encerramento
Com o encerramento do exercício devidamente finalizado, ao acessar novamente a rotina, se necessário, é possível realizar o seu estorno através do botão Estornar.
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Vale ressaltar que, para estornar o encerramento, o mês de Dezembro deve ser novamente aberto no Cadastro de Exercício.
3. Considerações Finais
É importante salientar sobre as regras de validação realizadas pela rotina de Encerramento do Exercício, tanto no menu Validações quanto na etapa de Encerramento, efetivamente.
Por mais que não sejam etapas obrigatórias, realizar o encerramento sem as devidas verificações incorre em registros e informações inconsistentes, que podem vir a comprometer a integridade dos dados durante a execução do exercício seguinte.
Além disso, é importante conferir se as informações foram devidamente encerradas pela rotina, como a verificação de transferência de saldos contábeis, por exemplo.
Como padrão, no diretório C:\Elotech\Siscop\Logs é possível consultar os registros de dados gerados durante todo o processo de encerramento do exercício. Este diretório pode ser alterado através do parâmetro 213 – Caminho para Geração de LOG de Encerramento, nas abas Contabilidade e Gerais, nos Parâmetros do Sistema.
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